Buchungsdetail

 

Klickst du im Buchungskalender oder der Buchungsliste auf eine bereits bestehende Buchung, so landest du im Detail der Buchung.

Genaue Erläuterungen erhälst du durch ein Klicken auf einen Bereich des Bildes.

Data Cloud
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Das Buchungsdetail (oben) ist übersichtlich in drei Spalten aufgeteilt. Links werden die Buchungsdaten und wenn es sich um eine Gruppenbuchung handelt die Gruppenbuchungsoptionen angezeigt, in der Mitte siehst du die Gastdaten und rechts sind die Memos, verknüpfte Buchungen (weitere Zimmer dieser Gruppe) und Funktionen aufgeführt. Alle Daten können hier bearbeitet werden.

Im unteren Teil sind alle Rechnungsdaten aufgeführt, die auch hier bearbeitet werden können.

        Linker Bereich: Buchungsdaten

Du hast alle wichtigen Daten der Buchung hier auf einem Blick und kannst auch alles bearbeiten. Zeitraum, CheckIn Time, Personenzahl, Zimmer, Verpflegung und auch die Preise. Zusätzlich sind noch Informationen wie Weck- und Frühstückszeiten, den aktuellen Status (Vorgemerkt - Gebucht - Eingesheckt -  Ausgecheckt - Berechnet - Bezahlt - Nicht erschienen) der Buchung, wie der Gast gebucht hat und ein freier Kommentar aufgeführt.

Mit einem Klick auf den kleinen Bleistift kannst du alle Daten der Buchung bearbeiten. Die mögliche Auswahl für "Buchungstyp" und "gebucht über" kannst du selber unter Optionen festlegen. Auch die Verpflegungsarten und Preisgruppen gibst du im Optionsbereich vor.
Hier kannst du auch ein von dir im Optionsbereich definiertes Arrangement wählen. GastHoTec übernimmt die genauen Daten aus deinen Arrangementvorgaben.

Bei allen Datumseingaben hilft dir ein Mini Kalender zur Auswahl des Datums. Memodaten stehen dem Betrieb für Infos zu der Buchung zur Verfügung

Mit den kleinen Symbolen oberhalb der Buchungsmaske kann eine Buchungsverlängerung angelegt werden, eine Buchungshistorie abgerufen werden bzw. die ganze Buchung gelöscht werden.

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Euros
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       Mittlerer Bereich - Gastdaten

 

Du kannst die Rechnungsdaten getrennt von den eigtentlichen Gastdaten verwalten. Im oberen Bereich hast du die Person / Firma Zusageempfänger ist, dies ist im Normalfall natürlich auch der Gast kann aber auch abweichen, z.B. wenn eine Firma für seine Monteure bucht.

Bei Abweichungen von Rechnungsdaten und Gästen, befinden sich im unteren Kasten die "Gäste". Hier kann für jede Person die in dem Zimmer / Apartment übernachtet die Kontaktdaten eingegeben werden.

Über den kleinen Bleistift können auch hier wieder die Daten bearbeitet werden.

Mit dem Pfeilsymbol kann ein weiterer Gast hinzugefügt werden. 

Über das Druckersymbol kann für jeden Gast das Anmeldeformular gedruckt werden. Die bereits eingegebenen Daten werden entsprechend vorgedruckt, so dass der Gast nur noch unterschreiben muss.

        Rechter Bereich - Gruppen Funktionen

 

Funktion "Zimmer im Zeitraum hinzufügen": die aufgerufene Buchung kann kopiert werden. Dazu zeigt GastHoTec alle für den Zeitraum freie Unterkünfte zur Auswahl an.

Funktion " Bestehende Buchung hinzufügen". Hier können vorhandene Buchungen zu einer Gruppenbuchung zusammengefasst werden.

Beide Funktionen können durch Anklicken der Abzweiggabelung wieder aufgeboben werden.

Wichtig sind Gruppen bei der Rechnungsstellung. Das gilt besonders für Firmenkunden die nicht für jedes Zimmer eine eigene Rechnung benötigen, sondern alle Zimmer auf einer Rechnung abgerechnet haben wollen. Natürlich hat jedes Zimmer auf der Rechnung eine eigene Position in der auch der Gast, der in dem entsprechenden Zimmer genächtigt hat, namentlich genannt wird.

Du kannst einer Buchung unbrenzt Memos zuordnen. Hat der Gast irgendwelche Sonderwünsche oder andere wichtige Informationen zu seinem Zimmer genannt, so können diese hier als Memo hinterlegen.

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Rechnungen
 
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Gruppenumarmung

        Kopfzeile - Ausgabe Funktionen

Drucken: Angebot, Buchungsbestätigung, Stornierung und Proforma Rechnung können ausgegeben werden. Dabei werden die Druchvorlagen von dir im Optionsteil einmal vorgegeben.

E-Mail: das gleiche kann auch per Mail direkt gemacht werden (nur wenn Mailadresse hinterlegt ist)

Position hinzufügen: der Buchung können freie oder auch vordefinierte Positionen zugeordnet werden (z.B. auf Zimmer gebuchte Speisen, Getränke und Leistungen). Produkte und Leistungen kannst du unter Optionen anlegen. Alle Positionen werden in der Rechnungszusammenfassung dargestellt und können hier auch geändert werden.

Rechnung erstellen: du kannst eine Rechnung für die Buchung für die Unterkunft oder auch pro Person ausgeben. Nach dem Erstellen der Rechnung können keine Positionen mehr geändert werden.

Rechnung stornieren: durch das Stornieren der Rechnung können wieder alle Daten korrigiert werden. 

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       Buchungspositionen

Aufgeführt sind die Buchungspositionen und alle zusätzliche Positionen. 

Du kannst Preis, Rabatte und Mengen verändern. Oder auch zusätzliche Texte hinzugeben.